¡Excelente! Estás listo para iniciar la fase de descubrimiento. Nuestro enfoque MVP sugiere al menos 9 sesiones de descubrimiento para cubrir todas las áreas de enfoque. Eche un vistazo a cada sesión a continuación para comprender quién debe asistir y qué necesita preparar.

Sesión de descubrimiento 1: datos maestros/programas/gestión de términos

Quién : Equipo de TI, Equipo de registrador.

Qué : En esta sesión, cubriremos la configuración básica de RIO y cómo se verán los datos de su institución en RIO. Por ejemplo, esta es una configuración de datos maestros estándar utilizando nuestra Universidad ficticia RIO como ejemplo .

Preparación (antes) :

1. Eche un vistazo a este vídeo de administración del programa para tener una idea de cómo estructurar los datos de su programa/curso.
2. Por favor envíenos cualquier guía de programa/curso que tenga. Puede elegir el programa más popular como ejemplo.

Tarea (después):

1. Lista de profesores/usuarios.

Sesión de descubrimiento 2: admisión/solicitud

Quién: equipo de TI, equipo de admisión, equipo de registro.

Qué: En esta sesión, analizaremos su proceso de admisión actual para solicitantes nacionales e internacionales.

Preparación (antes) :

Tarea (después):

1. Archivo LOO de muestra.
2. Muestra de COE (si corresponde).
3. Ejemplo de formato de identificación de estudiante.
4. Ejemplo de formato de correo electrónico para estudiantes.

Sesión de descubrimiento 3: Gestión estudiantil/Comunidad estudiantil

Quién: Equipo de TI, Equipo de registro, Equipo de servicio al estudiante.

Qué: En esta sesión, cubriremos la experiencia del estudiante desde el portal educativo de RIO y también la vista de la consola interna para la gestión de estudiantes.

Preparación (antes) :

1. Mire este video sobre la experiencia del estudiante para refrescar su memoria sobre cómo interactuará un estudiante con el sistema.
2. Mire este video sobre Gestión de estudiantes para comprender cómo el equipo de registro puede administrar la inscripción de estudiantes en el sistema.
3. Mire este video sobre 360 Student View para tener una idea de una vista completa de todos los datos relacionados con un estudiante en el sistema.

Tarea (después):

1. Cualquier formulario personalizado para estudiantes o experiencia que sea requerida y no sea estándar.

Sesión de descubrimiento 4: tarifas/becas/facturación y finanzas

Quién: Equipo de TI, Equipo de Finanzas, Equipo de Registradores.

Qué: En esta sesión seguiremos el rastro del dinero. Cubriremos todos los eventos de facturación y cómo interactuamos con los estudiantes.

Preparación (antes) :

1. Identifique su Sistema Contable actual.
2. Comparta una copia de cualquier declaración de estudiante que comparta con sus estudiantes. (Por ejemplo: Factura de estudiante PDF)
3. Prepare información sobre cómo se determinan y distribuyen las becas y ayudas a los estudiantes:
   • Incluyendo cómo se registran actualmente en su sistema financiero.

Tarea (después):

1. Muestra de factura de estudiante (opcional. Solo si se genera desde RIO Education).
2. Muestra de recibo de impuestos (opcional. Solo si corresponde. Esto es específico de la región).

Sesión de descubrimiento 5: gestión de sesiones/programación de citas/gestión de asistencia

Quién: Equipo de TI, Equipo de registrador.

Qué: En esta sesión, veremos cómo programar sesiones en RIO Education. En el proceso, también asignaremos una instalación o miembro del cuerpo docente disponible/adecuado para la Sesión. Aparte de eso, cubriremos cómo los profesores pueden marcar la asistencia de los estudiantes a través del portal comunitario.

Preparación (antes) :

1. Comprender la relación entre Plazo, Oferta de Curso y Sesión .
2. Mire este vídeo para tener una buena idea de la función Programador de sesiones en RIO Education.
3. Mire este vídeo en Faculty Community para tener una idea de lo que los profesores pueden hacer en el portal.

Tarea (después):

1. Profesorado calificado (Opcional. Solo si queremos que RIO Education le avise si un miembro del cuerpo docente no está calificado para impartir ciertos cursos).
2. Oferta de cursos de muestra para el último trimestre. Por ejemplo, qué cursos están disponibles para el último trimestre.
3. Disponibilidad de miembro del cuerpo docente/instalación para cita (opcional).

Sesión de descubrimiento 6: Evaluación/Gestión de calificaciones

Quién: Equipo de TI, Equipo de evaluación (LMS), Registrador.

Qué: En esta sesión, cubriremos la evaluación y finalización de los Cursos. Cualquier integración de LMS también debe discutirse aquí.

Preparación (antes) :

1. Por favor envíenos su último libro de calificaciones.
2. Para la integración de LMS Moodle/Canvas, consulte la documentación de RIO Education .
3. Si no utiliza Moodle o Canvas, identifique el LMS en uso, la versión de lanzamiento, el local o el basado en la nube.
4. Proporcione un ejemplo de evaluación del curso con ponderación. Por ejemplo, BUS101 tiene 20% de tarea + 80% de examen.

Tarea (después):

1. Transcripción de muestra.
2. Certificación/Testamur (Opcional. Sólo si es aplicable).
3. Inicio de sesión de administrador de LMS (tanto de producción como de sandbox).

Sesión de descubrimiento 7: informes

Quién: equipo de TI, equipo de admisiones, equipo de registro, equipo de finanzas.

Qué: En esta sesión, revisaremos los requisitos generales de presentación de informes, que incluyen:

1. Comprender la funcionalidad de RIO Reporting Engine y en qué se diferencia de la funcionalidad de informes disponible de Salesforce.
2. Identificar y documentar los requisitos de presentación de informes para cada una de las partes interesadas.
3. Identificar cualquier requisito de informes legal y de cumplimiento:
   • El cronograma requerido para la disponibilidad de informes de cumplimiento.
4. Identificar las partes interesadas que asumirán el papel de defensores de la presentación de informes en el futuro.

Preparación (antes) :

1. Identifique todos los mecanismos actuales de presentación de informes internos y de cumplimiento y la fecha de vencimiento de los informes con requisitos urgentes.
2. Esté preparado para proporcionar ejemplos de informes existentes.

Sesión de descubrimiento 8: Migración de datos

Quién: equipo de TI, equipo de registro, equipo de finanzas.

Qué: En esta sesión, analizaremos los datos que se deben importar a RIO Education. Revisaremos y documentaremos lo siguiente:

1. Fuentes de datos.
2. Formato de los datos extraídos de cada fuente de datos.
3. Si hay varias fuentes de datos, ¿cuál es el identificador único para garantizar que no se produzca duplicación?
4. Calidad de los datos existentes, limpieza de datos y duplicados.
5. Lo que falta en los datos disponibles, es decir, el estado actual de progresión del estudiante disponible para ser exportado.
6. Identificar y documentar los Datos Maestros y los Datos Transaccionales .
7. Identifique y documente quién exportará los datos y cuándo.
8. Momento de la carga de datos:
   • Tiempo necesario para extraer datos de cada fuente de datos.
   • Tiempo necesario para cargar todas las fuentes de datos en el futuro.
9. ¿Están todos los extractos de datos completos o se pueden proporcionar extractos de datos delta?
10. Se analiza una muestra de datos para importar una prueba al modelo de datos de RIO Education.
11. Todos los campos u objetos personalizados se identifican y documentan.

Preparación (antes) :

1. Identifica todas nuestras fuentes de datos.
2. Investigar los mecanismos disponibles para exportar datos.

Tarea (después):

1. Proporcione datos de muestra.
2. Revise la carga de datos de muestra.

Sesión de descubrimiento 9: integración con sistemas de terceros

Quién: Equipo de TI.

Qué: En esta sesión, analizaremos los puntos de integración necesarios además de cualquier integración LMS. Veremos los puntos de integración típicos:

1. Sistemas financieros.
2. Planificación.
3. Transcripciones digitales.
4. Gestión de credenciales.
5. Reclutamiento.

Preparación (antes) :

1. Identifique todas las integraciones deseadas.
2. Proporcione detalles sobre:
   • Nombre de la aplicación
   • Es una aplicación local o basada en la nube.
   • ¿Cuál es la versión de lanzamiento?
   • ¿Existe un equivalente de zona de pruebas para que la aplicación permita las pruebas de integración?
   • Quién en su organización posee la relación con el proveedor propietario de esta aplicación.
   • ¿Cuáles son sus expectativas para el tipo de integración, es decir, directa, y el momento de sincronización de datos, es decir, bajo demanda, diaria, semanal?