Una implementación exitosa del Sistema de Información Estudiantil depende de un esfuerzo combinado entre el Equipo de Cliente Interno y el equipo de Implementación de RIO.
Equipo de cliente interno
Los siguientes miembros del equipo a continuación son vitales para el éxito del proyecto:
Role
Descripción
Responsabilidades
Patrocinador de proyecto
Aprobador de proyectos que defiende el proyecto desde la perspectiva empresarial.
Respaldar la alineación del proyecto con los objetivos estratégicos de la organización.
Proporcionar recursos y apoyo.
Ayudar a eliminar obstáculos para el éxito del proyecto.
Gerente de proyecto
Planifica y supervisa el proyecto día a día ('conducto' principal entre el equipo de Cliente Interno y el equipo de Implementación de RIO) .
Entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Comparta actualizaciones del Gerente de Proyecto de Implementación de RIO con el Equipo de Cliente Interno.
Apoyar al equipo para cumplir con los plazos acordados.
Comunicar los riesgos potenciales.
Equipo de TI
Equipo de TI interno del cliente.
Apoyar las actividades de integración y migración de datos.
Conozca y comprenda en detalle los componentes personalizados y el mantenimiento para configurar futuras mejoras y configuraciones de plazos (con el módulo Pymes)
1. Representante de la Oficina de Reclutamiento/Admisiones.
Ayuda a reclutar nuevos estudiantes, revisa las solicitudes de los estudiantes y tiene un sólido conocimiento del proceso de admisión.
Estos roles son los expertos en la materia (PYME) de la institución que ayudarán al equipo de implementación de RIO a comprender sus formas actuales de trabajo y dónde RIO Education puede agregar el mayor valor.
Obtener aportes y experiencia de estos roles es fundamental para garantizar que RIO Education satisfaga sus necesidades y resuelva los problemas comerciales existentes.
Con sus aportes, RIO Education será la mejor opción posible para su organización, ahorrándole tiempo y creando una verdadera mejora en la experiencia de administración, profesores y estudiantes.
Además, el papel de la PYME es aprender y comprender en detalle los componentes personalizados de su módulo y el mantenimiento para configurar futuras mejoras y configuraciones de términos (con el equipo de TI).
Nota: El siguiente diagrama contiene cada módulo de RIO Education. Los números corresponden a los 8 roles de las PYME e indican dónde es probable que se les solicite participar en el proyecto a través de:
Identificación de casos de uso.
Mapeo de procesos de negocio
Construcción de requisitos
Asistir a capacitación virtual (y/o ver grabaciones)
Prueba de aceptación del usuario (UAT)
Aprobación del módulo
2. Registrador - Oficial de Administración del Programa.
Administra programas de estudio y crea nuevas ofertas de cursos cada trimestre/semestre.
3. Registrador - Oficial de Gestión de Sesiones.
Programa las instalaciones y los miembros de la facultad para las sesiones.
4. Registrador - Oficial de Inscripción.
Desde la etapa de 'Aceptación de Oferta', apoya a los estudiantes para que se matriculen en cursos de estudio.
5. Registrador - Oficial de Evaluación.
Mantiene registros de resultados. Produce y emite certificados y expedientes académicos.
6. Representante del Sistema de Gestión del Aprendizaje (si lo hubiera).
Administra el Sistema de Gestión de Aprendizaje de la institución (por ejemplo, Canvas, Moodle).
7. Representante de Servicio/Apoyo Estudiantil
Brinda soporte de servicio al cliente a los estudiantes a través de una variedad de canales de comunicación.
8. Representante de la facultad
Proporciona información sobre UEX desde la perspectiva de los miembros de la facultad.
9. Representante del equipo financiero
Entiende el proceso de facturación/tarifas y utiliza el sistema de contabilidad de la institución.
10. Representante de ayuda financiera
Equipo de Cliente Interno (esfuerzo y responsabilidades estimadas)
Responsabilidades y compromiso de tiempo semanal estimado (horas) a lo largo de cada fase de la Implementación.
Gerente de proyecto
Equipo interno de TI
Responsabilidades
Horas p/s
Responsabilidades
Horas p/s
Descubrimiento
Asistir a la reunión inicial y a las sesiones de descubrimiento
Asistir a reuniones semanales de proyectos y sesiones de planificación de migración de datos.
Apoyar a las pymes para que completen sus tareas
Comunicar elementos de acción y plazos al equipo interno.
20
Ver vídeos de preparación
Asiste a todas las sesiones de descubrimiento.
Asistir a reuniones semanales de proyectos y sesiones de planificación de migración de datos.
Ayudar a las PYME a recopilar datos y materiales para completar la tarea.
Ayudar a PM y PYMES a identificar datos para la migración
20
Prototipo
Asistir a presentaciones de prototipos.
Recopile comentarios y compártalos con el equipo de RIO
20
Asistir a presentaciones de prototipos.
Revise las maquetas de prototipos y brinde comentarios
20
Construir
Servir de enlace entre RIO y las PYME para responder las preguntas que surjan durante la fase de construcción.
5
Trabajar con el Gerente de Proyecto para responder las preguntas de RIO y aclarar los requisitos que puedan surgir durante la fase de Construcción.
5
UAT/
Migración de datos
Asiste a la UAT y comienzas la sesión
Asistir a sesiones de formación
Asistir a reuniones semanales del proyecto.
Trabajar con RIO, el equipo interno de TI y las PYME en la migración de datos
20
Asiste a la UAT y comienzas la sesión
Asistir a sesiones de formación
Asistir a reuniones semanales del proyecto.
Pruebe la migración de datos y ayude a resolver errores
20
Ir a vivir
Esté disponible para asesorar al equipo de RIO sobre cualquier problema, error, etc.
Ayudar con la transición al equipo de soporte de RIO
20
Esté disponible para asesorar al equipo de RIO sobre cualquier problema, error, etc.
Ayudar con la transición al equipo de soporte de RIO
20
Oficina de Admisiones y Registradores (Administrador del programa/Gestión de sesiones/Inscripción/Evaluación)
Representante del sistema de gestión de aprendizaje y representante de ayuda financiera
Responsabilidades
Horas p/s
Responsabilidades
Horas p/s
Descubrimiento
Ver vídeos de preparación
Asista a sesiones de 'sus' módulos
Estar en contacto con el equipo de su departamento para completar la tarea del proyecto.
Complete las hojas de cálculo de requisitos de Master Data y MVP para "sus" módulos y proporcione documentación
Identifique los datos para la migración gestionados por su departamento
20
Proporcionar el libro de calificaciones más reciente y una evaluación del curso de muestra
Revisar la documentación de integración RIO
Estar en contacto con el equipo de su departamento para completar la tarea del proyecto.
Complete las hojas de cálculo de requisitos de Master Data y MVP para "sus" módulos y proporcione documentación
Identifique los datos para la migración gestionados por su departamento
20
Prototipo
Asista a sesiones de 'sus' módulos
Revise las maquetas de prototipos y brinde comentarios
20
Asista a la presentación de 'sus' módulos
Revise las maquetas de prototipos y brinde comentarios
20
Construir
Responder preguntas y aclarar requisitos si es necesario.
5
Responder preguntas y aclarar requisitos si es necesario.
5
UAT/
Migración de datos
Asiste a la UAT y comienzas la sesión
Prueba y aceptación de casos de uso
Nominar usuarios para probar
Asistir a sesiones de formación
20
Prueba y aceptación de casos de uso
Nominar usuarios para probar
Asistir a sesiones de formación
20
Ir a vivir
Esté disponible para responder preguntas si es necesario
10
Esté disponible para responder preguntas si es necesario
10
Representante de servicio/apoyo estudiantil y representante de la facultad
Representante del equipo financiero
Responsabilidades
Horas p/s
Responsabilidades
Horas p/s
Descubrimiento
Ver vídeos de preparación
Asista a sesiones de 'sus' módulos
Estar en contacto con el equipo de su departamento para completar la tarea del proyecto.
Complete las hojas de cálculo de requisitos de Master Data y MVP para "sus" módulos y proporcione documentación
Identifique los datos para la migración gestionados por su departamento
20
Ver vídeos de preparación
Asista a sesiones de 'sus' módulos
Estar en contacto con el equipo de su departamento para completar la tarea del proyecto.
Complete las hojas de cálculo de requisitos de Master Data y MVP para "sus" módulos y proporcione documentación
Identifique los datos para la migración gestionados por su departamento
20
Prototipo
Asista a la presentación de 'sus' módulos
Revisar prototipos de maquetas y brindar comentarios
20
Asista a la presentación de 'sus' módulos
Revisar prototipos de maquetas y brindar comentarios
20
Construir
Responder preguntas y aclarar requisitos si es necesario.
5
Responder preguntas y aclarar requisitos si es necesario.
5
UAT/
Migración de datos
Prueba y aceptación de casos de uso
Nominar usuarios para probar
Asistir a sesiones de formación
20
Prueba y aceptación de casos de uso
Nominar usuarios para probar
Asistir a sesiones de formación
20
Ir a vivir
Esté disponible para responder preguntas si es necesario
10
Esté disponible para responder preguntas si es necesario
10
Después de la implementación de RIO, se le pedirá al equipo de atención al cliente interno que designe a un representante para que se comunique con el equipo de atención al cliente de RIO de forma continua.
Equipo de implementación de RIO
Los siguientes miembros del equipo brindarán soporte para garantizar que la implementación se realice sin problemas:
Equipo funcional
Equipo central que apoya al cliente durante la implementación.
Role
Descripción
Responsabilidades
Gerente de proyecto
Planifica y supervisa el proyecto día a día ('conducto' principal entre el equipo de Cliente Interno y el equipo de Implementación de RIO) .
Entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Proporcionar actualizaciones periódicas del estado del proyecto al equipo de implementación de RIO y al gerente de proyectos del cliente.
Apoyar al equipo para cumplir con los plazos acordados.
Comunicar los riesgos potenciales.
Analista de negocios
Investiga, analiza y evalúa procesos de negocio.
Analizar y evaluar los procesos de negocio actuales del cliente.
Investigar los procesos comerciales actuales dentro de la industria del Cliente y compartir oportunidades.
Equipo técnico
Conjunto de habilidades especializadas relacionadas con el producto RIO Education, que participan cuando es necesario para tareas específicas.
Role
Descripción
Responsabilidades
Arquitecto de Soluciones
Entiende las necesidades comerciales del cliente e identifica cómo aprovechar mejor RIO Education.
Crear la visión técnica general para resolver los problemas comerciales del Cliente.
Diseñar y gestionar la solución RIO Education.
Consultor sénior
Experto en la materia de educación de RIO que contribuye al trabajo y al mismo tiempo entrena y apoya a otros miembros del equipo.
Liderar iniciativas de proyectos específicos.
Coordinar los esfuerzos del equipo técnico.
Garantizar que la implementación de RIO Education maximice la eficiencia para el Cliente.
Desarrollador
Construye la solución de software para el Cliente.
Producir código basado en las especificaciones del Cliente.
Integre componentes de RIO Education y programas de terceros.
Solucione problemas, depure y actualice RIO Education según sea necesario.
Integración/ Especialista en Migración
Lidera la migración de datos del SIS saliente a RIO Education.
Reunirse con el Cliente y crear un plan de proyecto para el proceso de migración.
Mapear riesgos e impactos potenciales.
Audite y limpie los datos existentes para eliminar problemas potenciales.
Probador de garantía de calidad
Pruebas de aseguramiento de la calidad del software.
Pruebe y evalúe el software antes de entregarlo al cliente.
Identifique cualquier error, falla técnica o problema de experiencia del usuario.
